處理離職員工的郵箱和郵件是一項重要的IT和人力資源管理工作，需要確保資訊安全的同時，不影響業務的正常運行。以下是一些建議，協助您高效且合規地處理離職員工的郵箱和郵件：
一、離職前的準備工作
在員工正式離職前，與其進行溝通，明確其郵箱和郵件的處理方式。
提醒員工備份重要郵件（若已開啟郵件歸檔功能，郵件會自動備份）和網盤檔案。
二、帳號資料處理
根據實際業務需要，選擇處理方式，離職當天立即禁用離職員工的郵箱帳號，防止未經授權的訪問。
保留帳號
適用特殊原因（如郵箱地址已對外公布、關聯郵箱等）郵箱帳號需要給後續人員使用的情境。
關聯郵箱（推薦），適合公用郵箱交接，使用關聯郵箱功能，刪除離職員工的關聯關係，並為新員工建立關聯關係。關聯郵箱有什麼作用？
密碼重設，直接把公用帳號重設密碼後交給新員工。如何重設員工帳號密碼？
三方用戶端安全密碼，給員工單獨建立一個用戶端密碼使用用戶端登入，備忘用途，離職時刪除對應記錄。員工如何開啟和使用三方用戶端安全密碼？
自動回複，設定離職員工郵箱的自動回複，告知寄件者該員工已離職，並提供替代連絡人的資訊。自動回複郵件功能
自動轉寄，根據需要，設定郵件轉寄，將發送給離職員工的郵件自動轉寄給指定的接替人員。Alibaba Mail如何設定郵件自動轉寄？
帳號別名，刪除舊帳號，郵件通過帳號資源回收筒轉移到新帳號，新帳號建立一個別名使用原郵箱名稱。如何建立帳號別名？
請務必刪除離職員工的三方用戶端安全密碼，重新建立新密碼使用，以便離職員工登入的用戶端失效並登出。支援管理員刪除員工設定的三方用戶端專屬密碼，針對員工離職等情境強化安全管理。
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管理員：安全密碼管理
凍結或刪除帳號
凍結帳號佔用可用子帳號數，可隨時恢複。
刪除帳號不佔用可用子帳號數，刪除30天后資料不可恢複。
郵件轉移
關聯郵箱無需轉移郵件，若非關聯郵箱可以考慮以下方式轉移郵件。
帳號資源回收筒（推薦）：Alibaba Mail預設儲存30天內已刪除的郵箱帳號，此期間可將郵件轉移至其他帳號或恢複原帳號。管理員如何恢複已離職員工的郵件資料
郵箱搬家：郵箱搬家