本文主要介紹郵件歸檔。
背景
電子郵件作為企業溝通內外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業把郵件資料視作重點保護對象。相較於以往的電子郵件多以備份為主，使得企業浪費了大量儲存資源和後續的資料調閱時間，大大增加了企業的營運成本和風險。通過郵件歸檔，可以大大的降低營運成本和風險，從而可以有效儲存並使用電子郵件，使用者可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，並可以基於郵箱帳號、寄件者、收件者、關鍵字和時間區間進行查詢，提供查詢結果的匯出和甚至於作為有效法律依據。且郵件歸檔是對Alibaba Mail使用者在業務開展過程中，對郵件內容進行集中歸檔，並根據相關法律法規進行一定時期的保留，在需要的時候可以通過對歸檔郵件的尋找，並可以匯出需要的郵件，擷取歷史郵件資訊或者用作訴訟證據。
概述
在此背景下，Alibaba Mail推出了郵件歸檔服務，對郵件資料進行線上歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件資料儲存。目前郵件歸檔功能僅支援單獨付費開通，如需購買可以聯絡商務或者售前人員申請購買。
塞班斯法案-奧克斯利法案
薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機構根據安然有限公司、世界通訊公司等財務欺詐事件破產暴露出來的公司和證券監管問題所立的監管法規，簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。
美國出台的《塞班斯法案》本質上是為了保護在證券市場上的投資者，而最初的郵件歸檔正是參考了塞班斯法案對企業電子郵件存檔相關舉措，隨著市場和監管體制的不斷完善，電子郵件來往的即時記錄和儲存以及不被篡改的歸檔服務，為企業帶來了可靠的資料依存，甚至郵件可以成為法律證據。
中國塞班斯法
為了保證資料資訊的完整性和可用性，2005年中國檔案局發布相關文檔，規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、評鑑、歸檔、整理、移交與保管等正常化程式與管理規則。2008年6月28日，中國財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布了《企業內部控制基本規範》，強烈規範企業單位必須提供儲存營運資料以及降低營運風險相關措施。
一、開啟歸檔
僅歸檔管理員可以開啟/關閉郵件歸檔功能，查詢歸檔郵件，以及開啟三方歸檔對接等。郵箱管理員postmaster帳號預設情況下沒有歸檔功能相關許可權，郵箱管理員可以給使用者指派歸檔管理員權限，建立歸檔管理員（如何建立分級管理員？），郵箱管理員或者歸檔管理員可以通過統計與日誌->行為查詢->歸檔日誌查詢，進行審計日誌的查詢。
郵件歸檔服務預設關閉，如需開啟請歸檔管理員帳號登入網域管理後台，進入進階應用程式->郵件歸檔->歸檔郵件管理->開啟郵件歸檔服務->儲存，完成開啟。
二、歸檔資訊概要
可開通歸檔郵箱：企業可以開通郵件歸檔服務的郵箱總數。
已開通歸檔郵箱：企業已經開通郵件歸檔服務的郵箱數。
歸檔保留年限：郵件歸檔服儲存年限預設5年。
上次開啟時間：郵件歸檔服務最近一次開啟時間。
上次關閉時間：郵件歸檔服務最近一次關閉時間。
歸檔管理員：郵件歸檔服務管理員名稱。
歸檔狀態：歸檔服務目前所處狀態。
三、查詢歸檔郵件
進入進階應用程式->郵件歸檔->查詢歸檔郵件，輸入歸檔郵箱、收發件完整地址、關鍵字、時間範圍、選擇關鍵字範圍以及查詢的部門及子部門，點擊查詢即可。
註：查詢條件除時間範圍為必填項，其他均為非必填項
查詢條件解釋：
歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號；
發件地址：歸檔郵件的寄件者；
收件地址：歸檔郵件的收件者；
關鍵字：搜尋郵件的關鍵字條件，通過“搜尋索引鍵範圍”限定範圍；
時間範圍：搜尋的歸檔郵件的時間範圍；
關鍵字範圍：可以選擇主題，本文，附件標題；
部門查詢：可以選擇要搜尋的部門以及勾選添加部門是否包含子部門。
四、查看和匯出歸檔郵件
搜尋出所查詢的歸檔郵件後可以大量匯出或者單封郵件匯出，點擊查看按鈕可以查看郵件內容。
註：匯出的是eml郵件原文格式，支援大量匯出和單封匯出。
點擊頁面右側的工作中樞可以查看針對匯出全部操作的工作清單，支援查詢不同狀態的任務。在工作中樞也可直接下載此前置出的檔案。
工作清單只展示近30天內提交的任務，只要展示的列表檔案均可下載。
匯出全部：單帳號單次支援匯出365天資料，多帳號僅支援30天。
若資料量較大，建議縮小查詢範圍使用。
五、查詢歸檔日誌
查看歸檔郵件：進入域管理介面，點擊統計與日誌->行為查詢->歸檔日誌查詢，選擇管理員和時間範圍，根據關鍵字和操作類型進行精準查詢。若需要查詢或下載具體郵件，請在進階應用程式->郵件歸檔->查詢歸檔郵件中查詢。
六、三方歸檔對接
設定POP3密碼：進入域管理介面，點擊進階應用程式->郵件歸檔->三方歸檔對接->開啟郵件歸檔POP3服務->輸入密碼->點擊儲存，在三方用戶端配置POP3歸檔帳號，使用歸檔伺服器位址，配置完成後歸檔郵件會收到本地。
說明
郵件歸檔儲存時效：
Alibaba Mail歸檔服務的有效期間為5年，即在郵箱服務內的使用者郵件歸檔最長儲存5年，超到期限的歸檔郵件會被自動刪除。如需購買服務請聯絡售前諮詢。郵箱執行個體到期未續約超過30天后會釋放，同時阿里側不會保留歸檔郵件。
歸檔細則：
1、單獨發送的郵件只歸檔一封郵件；
2、同時給多人發送的郵件只歸檔一封；
3、分別給多人發送的郵件歸檔多封；
4、監控的郵件不歸檔；
5、自動轉寄、自動回複、垃圾郵件進行歸檔；
6、規則自動刪除郵件進行歸檔；
7、系統通知訊息進行歸檔；
8、外發限制的使用者給外域帳號或內部帳號發郵件，發送成功的進行歸檔；
9、外域給外收限制賬戶發郵件，未接收成功的不歸檔；
10、刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔；
11、使用者刪除的郵件依然被歸檔；
12、只有管理員可以查看歸檔郵件，關閉郵件歸檔服務後，使用者新郵件不再歸檔儲存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內會儲存；
13、郵件歸檔服務可下載/批量下載和查看郵件；
14、郵件歸檔服務支援下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件；
15、支援歸檔服務的動作記錄記錄；
16、支援第三方歸檔服務。