处理离职员工的邮箱和邮件是一项重要的IT和人力资源管理任务，需要确保信息安全的同时，不影响业务的正常运行。以下是一些建议，帮助您高效且合规地处理离职员工的邮箱和邮件：
一、离职前的准备工作
在员工正式离职前，与其进行沟通，明确其邮箱和邮件的处理方式。
提醒员工备份重要邮件（若已开启邮件归档功能，邮件会自动备份）和网盘文件。
二、账号数据处理
根据实际业务需要，选择处理方式，离职当天立即禁用离职员工的邮箱账号，防止未经授权的访问。
保留账号
适用特殊原因（如邮箱地址已对外公布、关联邮箱等）邮箱账号需要给后续人员使用的场景。
关联邮箱（推荐），适合公共邮箱交接，使用关联邮箱功能，删除离职员工的关联关系，并为新员工创建关联关系。关联邮箱有什么作用？
密码重置，直接把公共账号重置密码后交给新员工。如何重置员工账号密码？
三方客户端安全密码，给员工单独创建一个客户端密码使用客户端登录，备注用途，离职时删除对应记录。员工如何开启和使用三方客户端安全密码？
自动回复，设置离职员工邮箱的自动回复，告知发件人该员工已离职，并提供替代联系人的信息。自动回复邮件功能
自动转发，根据需要，设置邮件转发，将发送给离职员工的邮件自动转发给指定的接替人员。阿里邮箱如何设置邮件自动转发？
账号别名，删除旧账号，邮件通过账号回收站转移到新账号，新账号创建一个别名使用原邮箱名称。如何创建账号别名？
请务必删除离职员工的三方客户端安全密码，重新创建新密码使用，以便离职员工登录的客户端失效并登出。支持管理员删除员工设置的三方客户端专属密码，针对员工离职等场景强化安全管理。
相关文档：
管理员：安全密码管理
冻结或删除账号
冻结账号占用可用子账号数，可随时恢复。
删除账号不占用可用子账号数，删除30天后数据不可恢复。
邮件转移
关联邮箱无需转移邮件，若非关联邮箱可以考虑以下方式转移邮件。
账号回收站（推荐）：阿里邮箱默认保存30天内已删除的邮箱账号，此期间可将邮件转移至其他账号或恢复原账号。管理员如何恢复已离职员工的邮件数据
邮箱搬家：邮箱搬家